Tudományos, nemcsak a Pécsi Tudományegyetemre, hanem társintézményekre és nemzetközi partnerekre vonatkozó kutatást folytatott a Pécsi Tudományegyetem Közgazdaságtudományi Kara a jelenléti oktatás és a távoktatás/távmunka kapcsán 2020 nyarán. A konzekvenciák alapján ajánlásokat fogalmaztak meg a PTE vezetése részére. Az EDUC keretében már egy olyan digitális tananyagot fejlesztenek, mellyel megkönnyítik majd az egyetemi polgárok életét a következő veszélyhelyzetben. A PTE KTK Vezetés- és Szervezéstudományi Intézet FLOW kutatócsoportját Jarjabka Ákos vezette.
Ajánlásokkal zárul a jelentés.
Nem tudni, hogy lesz olyan sokadik hullám, mely atipikus munkavégzésre kényszeríti a felsőoktatást. Emiatt ez egy rendszerszintű problémává válhat. A tavaszi home office idején sok feladathoz nem volt megfelelő eszközkészlet, amivel menedzselni lehetett volna a folyamatokat, a helyzetre való tekintettel sok egyszeri kényszermegoldás született, vagy késve történtek meg dolgok, és voltak feladatok, melyeknek megoldása a kivételes helyzetre való tekintettel most az egyszer elmaradt.
Ez az eljárási mód egy alkalommal jelenthet megoldást, egyszerűsítést.
Amennyiben ez a fajta bizonytalanság folyamatos vagy azzá válhat, akkor a PTE – és a teljes magyar felsőoktatás - vezetésének rendszerszinten fel kell készülnie arra, hogyan kezelje ezeket a helyzeteket. Erre vonatkoznak ajánlásaink. Most is szőnyeg alá lehet söpörni ennek átgondolását, de az óvatos menedzser mindig felkészül a váratlanra is, és megtervezi, hogyan tegye a különleges eseteket rendszer szinten menedzseltté.
A tanulmányból kirajzolódik, hogy a legtöbben vagy teljesen jelenlétiben vagy teljesen online oktatási formákban gondolkodnak. Az őszi szemeszterek viszont sok helyütt hibrid formákban indultak. Hogy is van ez?
Munkaszervezési oldalról a home office atipikus foglalkoztatási forma. A tavaszi események egy gyors kényszermegoldást szültek, de ez a munkavégzési mód nem olyan fekete-fehér, ahogyan azt a tavaszi kényszerű intézkedések alapján a legtöbben érzékelték. Vagyis nem csak személyes jelenléten alapuló, hagyományos munkavégzés, és ellenpólusként nemcsak a teljesen a munkavállaló otthonában végzett home office létezik. Utóbbi rugalmas munkavégzés keretében megvalósulhat például úgy is, hogy az alkalmazott csak egy megadott törzsidőben tartózkodik a munkahelyén, vagy 2-3 napot dolgozik otthonról, attól függően, hogy feladatainak mely részei olyanok, amelyeket onnan is el tud látni, és megvalósítható-e elektronikusan vagy online a munkavégzése feletti kontroll.
Az anyagból az derült ki, hogy a legtöbben, akik otthonról dolgoztak, a személyes kontaktus hiányát nehezményezték, hiányolták a legjobban. Miért van ez?
Amit az alkalmazottak valójában hiányolnak, az a tetten érhető szervezeti kultúra. Ahogy Elliot Aronson mondja: az ember társas lény. Mindenkinek hiányzik a másikkal való kontaktus, nem csak a munkahelyi feladatok, hanem az érzések megosztása és a viselkedési normák betartása kapcsán is. Az emberek közti kontaktus az, amiből a szervezeti kultúra megszületik. A szervezeti kultúra nem tettenérhető egy dolgozószobában vagy egy nappaliban, mert ott nincsenek ott a munkatársak, ott egyedül vagyunk. Emiatt alakulhat ki a hiányérzet. Szerencsétlen, ha egy új alkalmazott nem tudja elsajátítani azt a munkaritmust, munkamorált, munkavégzési módszertant, a feladatok elvégzésének módját, ami az adott szervezetre jellemző – mert ez minden szervezetnél más és más. Ezt például akkor vesszük észre, amikor újabb munkahelyre kerülünk. Ha a szervezeti kultúrát nem tudjuk elsajátítani, nincsen viszonyítási alapunk arra nézve, hogy jól végezzük-e a feladatunkat. Éppen ez az, ami a teljesen home officeban lévőket is frusztrálja:
nincs visszacsatolás arra nézve, hogy hatékonyan működik, és ebből egyfajta bizonytalanság, egyfajta lebegés érzete fakad.
Hogy csak egy példát mondjak: egy hallgatóm rákérdezett arra, hogy mit jelent a TO kifejezés. Nem is tudhatta, mivel elmaradtak azok a gólyatáborok, egyéb társas összejövetelek, melyeken a felsőbbévesek személyesen el tudták volna magyarázni ezeket az egyszerű terminus technikusokat.
Van a tanulmánynak egy olyan része, amiben a home office mellett többen felhozták azt érvül, hogy sokkal jobban tudják tervezni a munkájukat, mert „nincsenek zavaró tényezők”. A zavaró tényező a kolléga, aki bejön az irodánkba a magánéleti problémájával?
Csak részben! Pareto 80/20-as szabálya szerint a szervezeti működésben a feladatok 80%-a átlagos, általános működési folyamat. Ezeket jól tudjuk megoldani, előre tervezhetők, kalibrálhatók, megvan hozzá a képességeink és a rutinunk is, magyarán szólva ezeket a feladatokat gyakorlott módon meg tudjuk oldani. Viszont tevékenységeink 20%-a új vagy ad hoc keletkezik. Ezek bonyolultak, időigényesebbek, nem megszokott feladatmegoldást jelentenek. A munkaidőre vetítve a feladatok 80%-a tevékenységünknek mindössze a 20 %-át teszi ki, mert gyakorlottak és gyorsak vagyunk benne. A kihívást jelentő 20% viszont előre nem tervezhető, így összetorlódhatnak a határidős feladatok, hullámhegyek és hullámvölgyek keletkezhetnek a munkákban – ez jelentős stresszforrás lehet. Az első hullám otthoni munkavégzése alatt a munkáltatók nem voltak arra felkészülve, hogy az kihívást jelentő ad hoc feladatokat hogyan és milyen módon delegálják a beosztottak számára. Nyilván a legtöbb munkahelyen még sosem volt ilyesmire precedens, így nem léteztek olyan bejáratott csatornák, mely tartalmazhatták volna a feladatmegbízás-elemet. A kutatásban a „zavaró tényező” inkább ezeknek a feladatoknak a hiányára utal –
az alkalmazottak részéről ezért volt a munka kevésbé frusztráló, a munkaadók részéről viszont feszültség keletkezett, mert nem tudták a feladatokat delegálni.
E téren segíthet a projektmenedzsment, és vannak applikációk is, melyek révén az online térben, akár egy egyszerű elektronikus űrlapon keresztül a feladatot és határidejét pontosan definiálva dedikálni lehet a munkát egy kollégának, amelyet ő visszaigazol, elkezdi a feladat megvalósítását, és arról report-ot vagy beszámolót készít. Nem kell nagy dolgokra gondolni, a visszaigazolás egy-két szó is lehet naponta.
Nyilván feladatkörtől is, a munka jellegétől is függ, de a kutatás szerint többet vagy kevesebbet dolgoznak az emberek home office-ban?
Erre nincs jobb mérési eszközünk, mint hogy megkérjük az alanyt, hogy becsülje meg. Ez viszont tudományos szempontból csak egy érzet arra nézve, hogy mennyit dolgozunk. Említettem, hogy bizonyos feladatok elmaradtak vagy nem keletkeztek, ez adhatott sóhajtásnyi lendületet arra nézve, hogy valaki úgy érezze, nem is dolgozik többet: szinte alig mozdult el az elvégzett munkaidő érzete a kérdőívben, csak egy kicsivel többet lőttek be a hagyományoshoz képest mind az oktatók/kutatók, mind a dolgozók. A kérdőív melletti egyedi interjúkból viszont egyértelműen kiderült, hogy a munkaidő széttöredezett.
Ez abból is következik, hogy a tavaszi egy különleges, családi home office volt: a közoktatás sem jelenléttel számolt, így a gyermekek is kötelezően otthon voltak. Ez azt jelentette – és
a home officenak ez az egyik veszélye – hogy összemosódott a munka a magánélettel.
A legtöbb családnak nem volt ebben gyakorlata. Hogy néhány életszituációt felvillantsak: az, hogy a szülei itthon vannak, de nem szabadságon, még nem gátol meg abban egy gyereket, hogy odaszaladjon bármelyikükhöz segítséget kérni például a leckéje letöltésében. A családtagok mellett egyébként maga a munkavállaló is úgy gondolta, hogy párhuzamos dolgokkal előrébb jut a családi teendőkben is, és bekészít egy mosást, miközben dolgozik, vagy tud a kamerája bekapcsolása nélkül úgy értekezni, hogy közben vasal.
Ha valaki rendel valamit a neten, a kiszállítási időt általában egy tágabban meghatározott időintervallumban adják meg - ugyanez érvényes a háztartással kapcsolatos közszolgáltatásokra is a kéményseprőtől a vízóracseréig – és a szolgáltatók megérkezése vagy a kézbesítés megakasztják a munkaidőt. Az időmenedzsmentben ezt nevezik időrablónak. Hiszen abba kell hagynunk a munkát, elvesztjük a koncentrációnk, átvesszük a csomagot, kibontjuk, megnézzük, stb – közben eltelt 15-20 perc, ami után újra fel kell vennünk a munka ritmusát. Ha a munkahelyen lennénk, már lehet, hogy túllennénk azon az adott feladaton. Így
fragmentálódnak a munkaperiódusok,
a munkavégzés intenzitása gyors sprintekben, nem egy folyamatos munkavégzésben nyilvánul meg. Másképp dolgozunk otthon, és bizony, ehhez szocializálódnunk kell. Ne tegyünk úgy, mintha egyik napról a másikra tudnánk, hogyan tudunk hatékonyan dolgozni távmunkában. Ezt is tanulni kellene, de erre ki lehet képezni, fel lehet készíteni a munkavállalókat.
De nem pont az lenne a fontos, hogy rövid, koncentrált időtartamban dolgozzunk?
Igen, de ha nem tudni, mikor jönnek a vízórások, akkor ezt nem lehet ütemezni. Olyan, mint amikor elkezdünk magasabb intenzitással futni, de nem tudjuk, hol a pálya vége – ilyenkor nem teljesít túl jól az ember. Mert elszenvedi, hogy félbeszakítják és kizökkentik.
Ezért is fontos, hogy a home office-ban egy külön munkaállomás jöjjön létre a lakáson/házon belül. Ott nincs helye a gyermekjátéknak, a vasalatlan ruhának, a televíziónak! Az munkaállomás. A környezetében a munkához szükséges eszközeink legyenek. Ki kell jelölni magunknak a munkaidőt is. Sokkal jobban járunk, ha kijelöljük magunknak azt az intervallumot, mintha szétfolyatnánk a munkaidőt, és soha nincs vége. Ez generálja azt az érzést, amire azt szokás mondani: „csak abbahagyni tudom, befejezni nem”. Ezt csak saját magunk és az ehhez szükséges
megfelelő módszertan elsajátításával tudjuk elvégezni.
Munkáltató hogyan kérhet számon ilyenkor és mi az ő felelőssége?
A munkáltatók gyakran azért tartanak a home office-tól Magyarországon is, mert nem érhető el az alkalmazott olyan egyszerűen, mint amikor a felettese bekopog az illető irodájába, és megbízza egy adott feladattal. Pedig ez megtörténhet home office-ban is, és a reportolás, vagyis a feladatok teljesítéséről való beszámoló, melyek adott a feladattal való előrehaladásról szólnak, biztosítják azt, hogy a felettesek látják, hogyan és milyen ütemben dolgozik a beosztottja.
A munkáltatónak is megvannak a maga lehetőségei, például van arra joga, hogy kontrollálhassa a munkavégzést. A megfelelő, mindkét fél által elfogadott szerződés esetén akár azt is ellenőrizheti, hogy aktív-e dolgozója a képernyő előtt. Készíthet automatikus képernyőfotót, megszabhatja, hogy bekapcsolt kamerával kell dolgozni, ellenőrizheti az email-forgalmat. Megszabhat egy olyan törzsidőt is, mely alatt minden alkalmazottnak aktívan jelen kell lennie a gép előtt, és például lehetőség legyen közös online értekezletet tartani. Viszont egy ilyen törzsidőn kívül a munkavállaló rendelkezik az idejével, és úgy osztja be a munkát, ahogy az számára kényelmes. Például kezdhet korábban, hogy a gyerekeit le tudja ültetni az online oktatás miatt egy képernyő elé, mert lehet, hogy nagyobb hatékonysággal dolgozik, amikor még nincsenek körülötte a gyerekek. Van, aki berendezte ezt tavasszal, és egy másfajta munkarendet, másfajta életvitelt alakított ki, alkalmazkodott a helyzethez, és van, aki nem.
Ilyenkor a munkáltató felelőssége, hogy segítsen: adjon eszközöket, módszertant.
Ne az alkalmazottnak kelljen gondolkodnia ezen.
A tanulmány szerint mennyire értettek az egyetemi polgárok az online technikákhoz/eszközökhöz?
Heterogén a hozzáállás, az eszközökhöz való hozzáértés, és a kompetencia. A tavaszi helyzetben nem volt elég, hogy pl. egy adott oktató korábban egyszer-egyszer már használt ilyen programokat. Ez vékony jég. Az igazság pillanata mindig az, amikor a több száz hallgató részvételével zajló órán beüt egy technikai gikszer, mert akkor derül ki, milyen gyorsan tudja azt az oktató helyrehozni.
Rendkívül kínos szituációba is keveredhet, kiesik az eddigi szerepéből, és ő maga kell, hogy technikusként lépjen fel, nincs körülötte senki, hogy segítsen. Beért Csepeli György jóslata: a fordított szocializáció korában élünk, vagyis a számítástechnikai eszközök használatában jártasságot szerzett fiatalabb korosztály segíti az idősebbeket. Több példát tudnék mondani arra, amikor fiatal oktatók segítségével gyakorolták be az idősebb kollégák azt, hogyan működnek ezek a technikák.
Az alkalmazottak objektíven fel tudják mérni a helyzetüket:
nem olyan mélységű a tudásuk, mint amilyet a helyzet megkívánt volna.
A jó hír viszont az, hogy nyitottak, szeretnének többet tudni a blended learningről, a különböző távoktatási lehetőségekről, az aszinkron tanulási módokról, stb. Szerintem ez egy olyan felhívás az egyetemi vezetés részére, amire gyakorlatorientált képzések indításával érdemes lenne rezonálni.
Az is kiderült, hogy nemcsak a wifinek van jelentősége, hanem a „vasnak” is. Ebben kinek mi a feladata, felelőssége?
A munkajog szerint a munkáltató felelőssége biztosítani azokat az eszközöket, amelyek a munkavégzéshez szükségesek. A gyakorlatban ez egy nagyon szerteágazó dolog lehet, hiszen gyakran maga a munkavállaló sem érzi annak a szükségét és igényét, hogy ő bizonyos eszközökkel rendelkezzen. Ez most egy válságkezelési helyzet volt most tavasszal, amiből le kell vonni a következtetéseket. Azt kell, mondjam, hogy a különböző intézményekben nagyon különböző az eszközellátottság. Ez nemcsak a home office-hoz kapcsolódik, hogy valakinek ne asztali számítógépe legyen, hanem hordozható laptopja vagy notebookja, hogy azon legyen kamera és legyen mikrofon, és megfelelő szoftverekkel rendelkezzen, amik el tudnak ezen a gépen futni. De nagyon sokszor a tantermekben is változást igényel ez a dolog. Például a KTK-n bevezettük bizonyos képzések tekintetében a hibrid oktatási módot, ami azt jelenti, hogy bemegyek az órára, ahol az órán nem tudnak annyian jelen lenni, mint amennyien felvették, hiszen a kötelező távolságtatás miatt a terem befogadó kapacitása csökkent, ebből következően egy 120 főből többen online fognak követni. Ehhez szükséges egy olyan tanterem, amely be van kamerázva és mikrofonozva, és én is kapok egy fülest, amin keresztül elkezdem az előadást kontaktban és online egyidőben. Vagyis mobileszközökre, mobiltelefonra, kamerákra, hangosításra van szükség. Így ha online érkezik egy kérdés, azonnal tudok reagálni rá. Ezek lassan elengedhetetlen feltételei lesznek a hibrid oktatási környezetnek.
A felsőoktatás feladata most az, hogy felmérje mind az online tér mind a tanterem eszközigényét, és ezeket standarddá formálja.
Számítástechnikai szempontból ugyanis rendkívül fontos, hogy ne tízfajta online csatornán dolgozzunk, hanem egy hivatalos csatornán keresztül kommunikáljunk, és az eszközök is lehetőség szerint egyfélék legyenek – így könnyebben karbantarthatók, egymással kompatibilisek. Az eszközök használatát pedig rövid, gyakorlatorientált képzésekkel lehet felkészíteni az egyetemi polgárokat.
Jelenleg újra távolléti oktatás van, a karok többségén egyfajta személyes jelenlétet egyes munkaterületeknél megkövetelnek, de a közoktatás működik, a gyermekek iskolába, óvodába járnak. Hogyan tudunk felkészülni arra, ha esetleg sokági tart vagy újra lesz kötelező home office mindannyiunk számára?
Proaktív lennék ebből a szempontból inkább, mintsem a helyzet elszenvedője. Már most adatokat kellene gyűjteni arról, hogy mely munkakörök, korosztályok és milyen életszituációk azok, amelyekben minden további nélkül például home office-t tudunk biztosítani. Lehetséges például, hogy áldott állapotban lévőknek vagy kisgyermeket nevelőknek, akut betegséggel küzdőknek fel tudjuk ezt a lehetőséget ajánlani.
Tudni kéne, melyek azok a munkák, ahol a munkavégzés helye nem korlátozott
– adatbevitel, rendszergazdai tevékenység, stb. – vagyis olyan tevékenységek esetén, amelyekben mindegy, hogy távmunkában végzi-e valaki vagy pedig a helyszínen, mert mindenképpen az online térben dolgozik. Azt is meg lehet határozni, hogy ezek közül melyik igényel teljes home office-t, és melyik egyéb, hibrid megoldást, mely során például csak adott időközönként szükséges a személyes jelenlét, például koncentrált feladatkitűzések esetén vagy a munkafolyamatok ellenőrzésekor. Meg lehet hozni a döntéseket, munkajogi szempontból fel lehet készülni rájuk, akár munkaszerződést is lehet módosítani garanciákkal, záradékokkal.
Ami az oktatást illeti: több online vagy távoktatási szakot kellene indítanunk, több esetben kellene ezeket az átmeneti formákat (blended learning, flipped classroom, stb.) a hagyományos kurzusok részévé tenni. Erre vonatkozóan meg kell újítani az emberi erőforrásképzést is, megkezdeni a különböző technológiai eszközök beszerzését, máskülönben elmaradunk majd a fogyasztói-hallgatói igényektől..
Van valós választási lehetősége a magyar egyetemeknek, hogy nyitnak-e, felkészülnek-e a kevert oktatási formákra?
A digitális oktatás felé való közeledés tendencia a felsőoktatásban. Az idők szava is erre kényszerít bennünket, nemcsak a válság. Lehet, hogy 10 nap alatt 10 évet lendültünk előre, mert a veszélyhelyzet pszichológiai kényszer volt. A kérdés, hogy ezt ki tudjuk-e aknázni.
Sokakban áttört a pszichológiai gát az eddig e mértékben nem használt online jelenléttel kapcsolatban.
Megnyugodtak, mert képesek voltak megbirkózni az akadályokkal. Ezt a pozitív érzést előnyünkre kell fordítani, és átgondoltan új irányokat nyitni mind az atipikus foglalkoztatási formák, mind az online tér kihasználása terén. Akik a válságból leszűrve annak tapasztalatait a digitális átállás élharcosaivá válnak, versenyelőnyben lesznek. A szituáció adott erre – meg kellene ragadni a lehetőséget.
Ajánlások
A felmérés alapján a tárgyi eszközök ellátottsága jelentősen különbözik az egyes egységeknél, az oktatók eszközellátottsága alacsonyabb a munkatársakhoz viszonyítva, ezért a digitális oktatás jövőbeli működéséhez eszközfejlesztésre lesz szükség, valamint összességében az oktatók és munkatársak digitális kompetencia-fejlesztés intézményi támogatására.
2. A válaszadók által említett további szükséges kompetenciák (új látásmód, kreativitás, időmenedzsment, rugalmasság) fejlesztése elsősorban tréningeken keresztül javasolt.
3. A felmérés alapján megállapítható, hogy az oktatók többsége támogatja a digitális oktatás fejlesztését, ennek támogatására intézményi szinten oktatásfejlesztési pályázatok kiírása, továbbá egyéb oktatásfejlesztési támogató eszközök kidolgozása indokolt lehet, pl. díjak, ösztöndíjak alapítása.
4. A felmérés alapján adott egységekben megemelkedett óraszámú munkavégzés zajlott a digitális oktatás/otthoni munkavégzés során, ezért ezeknél a csoportoknál a stressz csökkentésére megfontolandó speciális szolgáltatások bevezetése (coaching, tréning, tanácsadás).
5. Összességében mindkét csoport esetében pozitív a home office megítélése, ezért azokban a munkakörökben, ahol hatékonyan működött az otthoni munkavégzés, javasoljuk havi/heti rendszerességgel az otthoni munkavégzés bevezetését.
A KUTATÓCSOPORT TAGJAI: Jarjabka Ákos kutatásvezető Kutatócsoport tagjai (névsor szerint): Balogh Gábor, Borgulya Istvánné, Gyarmatiné Bányai Edit, Karoliny Mártonné, Kuráth Gabriella, László Gyula, Riedelmayer Bernadett, Sipos Norbert, Szabó-Bálint Brigitta, Szécskainé Németh Julianna, Uhrin Anett, Venczel-Szakó Tímea – mindannyian a PTE Közgazdaságtudományi Kar Vezetés- és Szervezéstudományi Intézetének tagjai
